Ciascuna attività commerciale si caratterizza per necessità gestionali ben precise. Per esempio, un bar ha esigenze differenti da quelle di un negozio di abbigliamento: quest’ultimo potrebbe aver bisogno di un gestionale per magazzino negozio adeguato alle proprie dimensioni e alla tipologia di capi in vendita. Un programma di questo tipo deve mettere a disposizione l’opportunità di importare direttamente da un file Excel gli acquisti sul pronto e gli ordini di campionario, in modo che possano essere classificati in base al reparto, alla linea, al fornitore, alla stagione e all’anno.
Per chi possiede un negozio di accessori di moda, di calzature o di vestiti, il ricorso a un software gestionale è una soluzione di cui non si dovrebbe fare a meno: un programma appropriato è quello che assicura una gestione ottimale dei colori e delle taglie, che mette a disposizione dei moduli di fidelizzazione per i clienti, che vanta specifiche estensioni per la vendita su Internet e che, ovviamente, garantisce la migliore gestione possibile della cassa e del magazzino.
Un software gestionale è un acquisto consigliato a chi apre un negozio o sta avviando per la prima volta un’attività in questo settore; tuttavia si può rendere necessario anche per chi ha già un programma di questo tipo ma ha intenzione di sostituirlo, per esempio perché non ne è più soddisfatto o perché le sue esigenze sono mutate. In questo caso, non si deve trascurare la definizione del momento giusto per cambiare il programma, tenendo conto del fatto che ciascuna attività si caratterizza per specifici andamenti stagionali. Per i negozi di moda, per esempio, sono le collezioni nuove a dettare i tempi: è nel periodo in cui escono, dunque, che il software dovrebbe essere sostituito.
Una riflessione accurata e una valutazione approfondita sono alla base della scelta del software gestionale giusto. Al di là delle caratteristiche tecniche e dei costi, pertanto, è bene verificare quali sono i dispositivi su cui il programma dovrà essere fatto funzionare, in modo da considerarne la compatibilità. È essenziale che il programma sia compatibile con i pc, con i lettori di codici a barre, con le stampanti fiscali e con i server, eventualmente in cloud. La compatibilità hardware deve essere giudicata anche in funzione delle spese a cui si dovrà far fronte con il trascorrere del tempo: a tal proposito è utile capire se sia preferibile l’acquisto in soluzione unica o se non convenga, invece, propendere per un canone annuale.
Una delle peculiarità basilari per un programma gestionale è la facilità di utilizzo. È essenziale, infatti, che il software possa essere usato da tutti dopo un apprendimento semplice e rapido, anche per minimizzare i costi che si dovranno sostenere per la formazione dei lavoratori. L’intuitività è una dote indispensabile per un programma che deve consentire al personale di vendita al dettaglio di monitorare e di elaborare i pagamenti parziali, i dati commerciali e la chiusura di cassa.
E, rimanendo in tema di dati, è utile mettere in evidenza quanto sia importante l’analisi dei dati, un aspetto che può arrivare a condizionare addirittura il successo di un business o, al contrario, il suo insuccesso. Per ottimizzare gli acquisti futuri, è necessario essere consapevoli dell’andamento dei diversi marchi, conoscere le rimanenze di tutti i fornitori e sapere qual è il cliente tipo del negozio. Da ciò deriva la necessità di optare per un software verticale per il settore, che consenta di estrarre i dati elaborati in qualsiasi momento.
Credit: Optimamente Srl - Web marketing & web development
